Acta de la comisión de información y comunicación del 31 de Mayo

Reunión del grupo de información y comunicación del 31-5-2011

1. Presentación del orden del día del encuentro. Tareas a realizar: organización del esquema de trabajo, organización de recursos humanos del grupo, gestión del punto de información, cambio de coordinador para la próxima semana, discusión de propuestas para el foro.

2. Recursos humanos del grupo: se constata que, dejando de lado a los presentes en la reunión, no se tiene constancia del número exacto de voluntarios disponibles. Se propone tirar de los que han dejado su correo electrónico en la hoja de recogida de voluntarios para completar el número de gente necesaria.

3. Punto de información: el grupo determina que el mayor problema de la falta de voluntarios es la cobertura de todas las horas en las que el punto está abierto, y que el cuadrante para tenerlo ocupado no se completa/cumple. Se comenta que en la reunión del domingo pasado se concluyó que, si bien organizar el punto es tarea del grupo, cualquier miembro de la asamblea puede atenderlo. Con esa premisa, se decide que María vaya por entre los demás voluntarios de la asamblea para rellenar el cuadrante a lo largo de la semana.

4. Aspectos a mejorar de la gestión del punto de información:

A. Recogida de firmas: se constata que el modelo actual no ofrece validez alguna, y que es necesario cambiar a una instancia válida como la que emplea la asamblea de Sol; se decide contactar con Sol para obtener dicha instancia y emplearla a partir de ahora. Natalia matiza que, incluso si la instancia de firmas no tiene validez real, la recogida de las mismas ofrece una buena excusa para hablar con el firmante y contarle todo lo que está haciendo la asamblea de Ciudad Real.

B. Información a ofrecer en la mesa: se determina que es necesario volver a planificarla, reflejando los aspectos fundamentales: lo aprobado en la asamblea, la fecha de la siguiente asamblea, y las actividades que van a desarrollarse. Natalia se ofrece para elaborar la nueva guía de actuación.

5. Problema de actualización de información: se comenta que la persona encargada de conseguir el ordenador para el grupo ya lo tiene, pero que el encargado de traer la tarjeta para conectarse aún no ha podido traerla.

6. Tablón de anuncios: acaba de ser reorganizado. Se decide establecer una coordinación más estrecha con las demás comisiones para que pasen información de sus actividades, y así ponerlas en el tablón.

7. Gestión de la cuenta de correo del grupo: se establecen pautas para gestionar los contactos. La propuesta consiste en hacer una lista global de todos los contactos de la asamblea en bloque, diferenciando sólo entre voluntarios y personas interesadas en serlo, así como entre integrantes del grupo de comunicación y de los demás grupos.

8. Nuevo coordinador: Pablo se ofrece para serlo la próxima semana, y Carre para la otra

9. Foro: se leen dos propuestas externas a la comisión. Emilio se ofrece como moderador, y para contactar con los autores de las dos propuestas y hablar de ellas en profundidad.

10. Portavoz ante los medios: se reafirma la necesidad de que se rote con frecuencia, para que no se asocie una cara concreta con la asamblea ante los medios, y que quienes ocupen este puesto deben tener facilidad y gusto por hacerlo, pudiendo pertenecer en un principio a cualquier comisión, y guiándose siempre por un guión básico elaborado por el grupo de comunicación. Por ello, se decide comentar a las demás comisiones el tema de la portavocía para buscar voluntarios para ocuparla en un momento dado.

11. Propuestas del buzón de sugerencias: se comentan varias de ellas, en especial las de voluntarios para gestionar la lista de corre del grupo y para ayudar a diseñar carteles (que se decide pasar a Yani), y se decide que sería útil poner en los papeles un encabezado que determinara a qué comisión va dirigida cada sugerencia.

Se fija fecha para la próxima reunión el lunes 6 a las 19.00 horas.